Documentação do recurso

O GED é um dos produtos da Suite BPM e auxilia na digitalização dos documentos das empresas. Com ele é possível controlar quem acessa determinada informação e ter um fluxo de revisão até sua publicação, podendo ainda ser integrado com o BPM. Saiba mais sobre o GED ou experimente agora.

Permissões são a base para qualquer aplicação voltada à gestão de documentos por meio eletrônico, sempre estamos buscando implementar novos mecanismos para auditoria e segurança em nosso GED - Gestão de Documentos da Suite BPM. Atualmente a aplicação conta com dois tipos de configurações para permissões e estamos realizando algumas melhorias em:

• Permissões globais: realizada diretamente na Plataforma SeniorX através de um papel, no qual o usuário herdará, caso pertença ao mesmo;
• Permissões locais: realizada de forma individual nos documentos e pastas.

Até então tínhamos permissões globais para permitir acesso às pastas e documentos sem que fosse necessária a configuração individual nestes itens. Além de acesso o usuário contido nestes papeis também passava a ter controle sobre as ações que poderiam ser tomadas, podendo desta forma interferir na segurança e gestão das informações.

Super admin, sim! Gestor de documentos

Sim! Agora temos um recurso voltado ao controle total do GED. A permissão “Gestor de documentos” passará a permitir a gestão total das informações presentes na aplicação, este usuário terá acesso total, independente das permissões atribuídas individualmente nos documentos e pastas.

O papel com esta permissão global poderá:

Mecanismo das permissões

Para todos os detalhes, consulte a documentação.

À partir de hoje (23) as permissões globais (por papel) terão por objetivo fornecer acesso ao módulo do GED e as funcionalidades de upload de arquivos e criação de pastas.

A única opção que será mantida fora as de acesso, será a permissão de “Gestor de documentos”, sendo esta ainda global ou seja, se um usuário estiver em um papel com esta opção marcada, junto as opções de visualização e edição o mesmo terá acesso a todas as funções de pastas e documentos, não sendo necessário estar contido nas permissões locais.

Permissões globais (por papel)

Com esta mudança as permissões locais passarão a ser obrigatórias para que o usuário ou papel tenha acesso aos recursos nela contidos, sendo:

• Visualizar documentos e pastas;
• Compartilhamento;
• Modificação;
• Exclusão;
• Mover;
• Realizar revisões;
• Fazer Download;
• Fornecer permissões aos demais usuários individualmente ou por meio de papéis.

Permissões locais (por pasta ou documento)

Atribuímos mais controle ao gestor por meio de atribuição de permissões de maneira individual e adicionamos as funcionalidades de herança e replicação das permissões.

Herança

Por padrão todos os documentos e pastas criados dentro de uma pasta pai que já possua determinadas permissões irão herdar as mesmas. Para todos os detalhes, consulte a documentação.

Observação: Por se tratar de um novo recurso, a estrutura das permissões atuais não será alterada, com a finalidade de minimizar o impacto da mudança. Para replicar as permissões de uma pasta pai para as subpastas basta utilizar o recurso de replicação descrito logo abaixo para que os demais itens dentro dela recebam a herança. Caso exista um documento dentro de uma pasta com permissões extras em relação a pasta pai, ao atualizar (a pasta pai), estas serão adicionadas e removidas ou alteradas somente as permissões em comum, sendo que as demais não serão alteradas, sendo mantidas conforme foram configuradas.

Replicação

Cada vez que adicionada, removida ou modificada a permissão de uma pasta, após efetuar a gravação será questionado se usuário deseja replicar estas permissões para as demais subpastas e documentos filhos. Para todos os detalhes, consulte a documentação.

Este é um processo assíncrono e assim que concluído o usuário receberá uma notificação na Plataforma SeniorX.

TL; DR;

Lançamos algumas novidades e mudanças de comportamento no GED, sendo:

• Papel super admin/gestor de documentos que permite controle total na aplicação, independente das permissões individuais em cada uma das pastas e/ou documentos;
• Mudanças no mecanismo de permissões:
  • Adicionamos herança de permissões;
  • Adicionamos replicação de permissões para documentos filhos e subpastas.